職務経歴書 総務のテンプレート
総務の応募に使える職務経歴書テンプレート。フォームに入力するだけでPDFが完成します。
職務経歴書
職務要約
総務部門で10年以上、社内規程の整備、備品管理、施設管理、各種申請手続きへの対応、社内イベントの運営まで、総務業務全般を幅広く担当してきました。多部署と連携しながら全社の調整役を担い、組織が円滑に動くための基盤整備に力を入れています。コスト削減や業務効率化にも積極的に取り組み、オフィス運営コストを年間10%削減した実績があります。法令と社内ルールを守り、正確に業務を進めることを徹底しています。
職務経歴
総務部で、社内規程・就業規則の整備と更新、オフィスや会議室の管理とリフォームの調整、備品・消耗品の一元管理、法人契約（通信・リース・保険等）の更新交渉を担当しています。各種行政手続き（各種届出・登記変更等）にも対応し、期限を徹底して管理することで、ミスなく手続きを続けています。年2回の社内全体会議と部署横断イベントの企画・運営を主導し、社員満足度の向上につなげています。ベンダーの見直しとオフィスレイアウトの改善により、年間のオフィス運営コストを10%削減しました。
IT企業の総務担当として、備品・消耗品の発注と管理、来客対応、社員からの各種申請の受付と処理の補助を担当しました。社内の会議室予約を管理するシステムの導入を提案し、二重予約をなくしました。入退社手続きの補助として書類の収集と整理を担い、人事部と密に連携しながら、情報を正確に管理するよう努めました。4年目からは担当エリアのコスト管理レポートを作成し、上長への月次報告も担当しました。
スキル・資格
・社内規程・手続き管理／実務経験10年：就業規則・社内規程の作成、改定、管理を担当し、法改正に合わせてその都度更新しています。各種行政届出（労働基準監督署・年金事務所等）の期限を徹底して管理し、ミスなく届け出を続けています。社員からの規程に関する問い合わせにも丁寧に対応し、社内のコンプライアンス意識を高めることに貢献しています。
・施設・備品・コスト管理／実務経験10年：オフィス・会議室の施設管理、備品・消耗品の在庫管理と発注、法人契約の更新交渉を担当しています。ベンダーの比較と契約の見直しで、年間コストを削減した実績があります。リースや保険契約の満期をリストにまとめて一元管理し、更新漏れを出さずに運用しています。
・社内イベント企画・運営／実務経験7年：全社会議、社内イベント、歓送迎会などの企画、準備、当日の運営を主導しています。会場の手配から案内文の作成、当日の進行管理まで一貫して担い、参加者アンケートでは続けて高い満足度を得ています。部署をまたぐ調整が必要なイベントでは各部門との連携役を担い、滞りなく運営しています。
・多部署調整・コミュニケーション／実務経験8年：総務の仕事柄、全社の調整役として各部署と日常的に連携しています。経営層・管理職・現場スタッフと幅広く関わりながら、双方の意図を正確に汲み取って調整する力を培いました。社内の困りごとに早く気づき、すばやく対応する姿勢を評価されています。
自己PR
私の強みは全社の「縁の下の力持ち」として幅広い総務業務を確実にこなしながら、コスト削減や業務改善にも自分から取り組む推進力です。これまで10年以上にわたり、社内規程の管理、施設管理、備品の調達、イベント運営、各種手続きへの対応まで、総務業務のほぼすべてを経験してきました。現職ではベンダー契約の見直しとオフィスレイアウトの改善を主導し、年間のオフィス運営コストを10%削減しました。また、会議室予約のシステム化や備品の一元管理など、「仕組みで防ぐ」やり方を大切にしており、人によるミスを仕組みの面からなくすことに力を入れています。各種行政手続きは期限管理リストを作って確実に対応し、ミスなく続けています。社内イベントの企画・運営では参加者アンケートで毎回高い満足度を得ており、社員同士の交流を活発にすることにも貢献しています。法令と社内ルールを守って正確に業務を進めることはもちろん、「今の仕事をもっと良くできないか」という改善の意識を常に持ち続けてきたことが、私の最大の強みです。貴社においても総務の専門知識と改善を進める力を活かし、組織運営の基盤を支えてまいります。
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書き方のポイント
全社の調整役としてどう動いたかを具体例で示しましょう。
2026年11月1日更新｜監修：SHIMA ENAGA（現役キャリアアドバイザー・国家資格キャリアコンサルタント。書類の添削・作成 約800人）
総務の職務経歴書は担当した仕事の範囲と、自分で工夫して変えたことを具体的に書くと伝わります。このページでは総務の職務経歴書の書き方のポイントと、そのまま使える職務要約・自己PRの例文をまとめました。テンプレートに入力すれば、スマホだけでA4の職務経歴書が完成します。
採用する側が見ているところ
総務は会社によって任される範囲が大きく違います。採用する側は自社の総務の仕事のうち、どこまでをすぐに任せられるかを見ています。多くの部署とやり取りする仕事なので、相手に合わせて調整できる人かどうかも見られます。
総務の職務経歴書の書き方
1. 担当した仕事を種類ごとに分けて書く
総務の仕事は幅が広いので、思いつくまま並べると読みにくくなります。「社内規程・手続き」「施設・備品」「契約・コスト」「社内行事」「社内対応」のように分けて書くと、どこまで任せられる人かがひと目で分かります。経験していない分野は書かなくてかまいません。
2. 規模と期間を数字で添える
「備品管理を担当」より「社員約80人分の備品の発注と在庫管理を5年間担当」のほうが、仕事の大きさが伝わります。会社や拠点の人数、年に何回の行事を運営したか、月に何件の申請を処理したかなど、分かる範囲の数字を入れましょう。正確でなければ「約」を付けて構いません。
3. 自分で変えた仕組みを1つ入れる
総務は仕組みを少し変えるだけで社内の困りごとが減る仕事です。会議室の予約を紙から共有の表に変えた、契約の更新日を一覧にして更新漏れをなくした、といった工夫を1つ入れると、言われた仕事をこなすだけでなく自分で考えて動ける人だと伝わります。
4. 調整した相手を書く
総務は経営層・各部署・取引先など多くの人の間に立つ仕事です。誰と誰の間で何を調整したかを書くと、調整力という強みに説得力が出ます。
項目ごとの書き方（文字数の目安）
- 職務要約
- これまでの経験を3〜5行（150〜250字ほど）にまとめます。職種、経験年数、担当した仕事、強みの順に書くと、最初の数行で全体が伝わります。
- 職務経歴
- 会社ごとに、在籍した期間、会社の概要（事業内容・従業員数）、部署と雇用形態、担当した仕事、実績を書きます。担当した仕事は難しいものや応募先で求められるものから先に並べ、仕事ごとに何年担当したかを添えます。
- 活かせる経験・スキル
- 応募先で使える知識やパソコンのスキルを、何ができるかが分かる形で書きます。
- 資格
- 正式な名前と、取得した年月を書きます。勉強中のものも「○○取得に向けて勉強中」と書けます。
- 自己PR
- 200〜300字ほどで、強み、それが分かる出来事、入社後にどう活かすか、の順に書きます。
- 締めくくり
- 最後の行の右端に「以上」と書きます。
総務の職務経歴書の見本（全文）
そのまま書き写せる形の見本です。会社名や数字は架空の例なので、自分の経験に置き換えてください。
職務要約
総務担当として約5年間、備品・施設の管理、社内規程の更新、各種届出、社内行事の運営を担当してきました。社員約80人の会社で、各部署からの依頼を受けて調整する役割を担っています。会議室予約の仕組みを見直して二重予約をなくすなど、社内の困りごとを仕組みで減らすことを大切にしてきました。
職務経歴
株式会社○○（事業内容：住宅設備の販売／従業員数：約80人）
2020年4月〜現在 管理部 総務課（正社員）
担当した仕事
- 備品・消耗品の発注と在庫管理（社員約80人分）
- オフィス・会議室の管理、レイアウト変更の調整
- 就業規則・社内規程の更新、役所への各種届出
- 通信・リース・保険の契約更新と費用の見直し
- 全社会議（年2回）と歓送迎会の企画・運営
工夫したこと・実績
- 会議室の予約を紙から共有の表に切り替え、二重予約をなくした
- 契約の更新日を一覧にまとめ、更新漏れをなくした
- コピー機のリース契約を見直し、毎月の費用を下げた
活かせる経験・スキル
- Excel（関数・ピボットテーブルで備品の集計表を作成）
- Word（社内文書・規程の作成）
- 各部署・取引先との調整
資格
- 普通自動車第一種運転免許
- 第二種衛生管理者（勉強中）
自己PR
私の強みは社内の困りごとに早く気づき、仕組みで解決できることです。現職では会議室の予約が紙で管理されていたため、二重予約がたびたび起きていました。そこで予約を共有の表にまとめ、誰でも空き状況を確かめられるようにしたところ、二重予約がなくなりました。入社後も各部署の声を聞きながら、働きやすい環境づくりに取り組みたいと考えています。
このページのテンプレートに入力すると、この形のままA4の職務経歴書になります。
NG例とOK例の書き直し
総務の職務経歴書でよくある書き方と、伝わる書き方を並べました。
書き直し1
NG総務全般を担当。
OK社員約80人の会社で、備品・施設の管理、社内規程の更新、社内行事の運営を担当。
「全般」では何を任せられるか分かりません。仕事の種類と会社の規模を書きます。
書き直し2
NG社内イベントを運営しました。
OK全社会議（年2回・約80人参加）の会場手配から当日の進行までを担当しました。
回数・人数・担当した範囲を入れると、仕事の大きさが伝わります。
書き直し3
NG業務の効率化に貢献しました。
OK会議室の予約を共有の表に切り替え、二重予約をなくしました。
「貢献」だけでは中身が見えません。何を、どう変えて、どうなったかを書きます。
総務の職務経歴書の例文（経験年数別）
職務要約の例文
総務担当として約5年間、備品・施設の管理、社内規程の更新、各種届出、社内行事の運営を担当してきました。社員約80人の会社で、各部署からの依頼を受けて調整する役割を担っています。会議室予約の仕組みを見直して二重予約をなくすなど、社内の困りごとを仕組みで減らすことを大切にしてきました。
自己PRの例文
私の強みは社内の困りごとに早く気づき、仕組みで解決できることです。現職では会議室の予約が紙で管理されていたため、二重予約がたびたび起きていました。そこで予約を共有の表にまとめ、誰でも空き状況を確かめられるようにしたところ、二重予約がなくなりました。入社後も各部署の声を聞きながら、働きやすい環境づくりに取り組みたいと考えています。
職務要約の例文：経験1〜3年の場合
総務担当として約2年間、備品の発注と在庫管理、来客・電話の対応、社内行事の準備を担当してきました。先輩の指示を受けながら、契約の更新や役所への届出の補助も行っています。困りごとを先回りして片づけることを心がけており、今後は規程の更新など任される範囲を広げたいと考えています。
職務要約の例文：経験5年以上・リーダーの場合
総務担当として約8年間、施設・備品の管理、社内規程の改定、契約の管理、オフィス移転を担当してきました。直近の3年間は総務課のリーダーとして、メンバー3人の業務の割り振りと進み具合の管理も行っています。費用の見直しや仕組みの改善を続け、会社全体が働きやすくなる環境づくりに取り組んできました。
例文の数字や出来事は、自分の経験に置き換えて使ってください。
総務で求められやすい経験
次の経験があれば、詳しく書くと目に留まりやすくなります。
防災・安全の取り組み
防災訓練の運営や、非常用の備蓄品の管理など。経験があれば、規模と回数を書きます。
オフィスの移転・レイアウト変更
関わる人が多く、経験した人が少ない仕事です。準備にかけた期間と、担当した範囲を書きます。
費用の見直し
契約の見直しや発注の工夫で費用を下げた経験は、会社の利益につながる実績として伝わります。
総務でアピールしやすいスキル・資格
| スキル・資格 | 書き方 |
|---|---|
| Excel | 「関数で備品の集計表を作れる」のように、何に使ったかまで書く |
| 衛生管理者 | 社員50人以上の会社では選任が必要なので、総務の求人で評価されやすい。勉強中でも書ける |
| 調整力 | 誰と誰の間で、何を調整したかを具体的に書く |
| オフィス移転・レイアウト変更 | 経験している人は少ないので、関わった範囲を必ず書く |
総務が未経験・経験が浅い場合
総務が未経験でも、これまでの仕事に「調整」「段取り」「管理」の経験があれば、それを書きます。たとえば販売職なら在庫の管理や発注、シフトの調整、新人への説明が総務の仕事につながります。職務要約の最後に「人と人の間に立って調整することにやりがいを感じ、会社全体を支える総務の仕事を志望しています」のように志望の理由を一言添えましょう。
提出前のチェック
- □応募する仕事に関係のある経験から先に書いている
- □「全般」「など」でまとめず、担当した仕事を具体的に書いている
- □規模・期間・件数など、数字を1つ以上入れている
- □自分で工夫して変えたことを1つ以上入れている
- □誤字・脱字がなく、日付や会社名が正しい
- □A4で1〜2枚に収まっている
- □履歴書と内容が食い違っていない
見本を見ながら、そのまま作れます
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このページの監修
SHIMA ENAGA現役キャリアアドバイザー／国家資格キャリアコンサルタント
人材紹介会社の現役キャリアアドバイザー。面談約1,000人、書類の添削・作成約800人。国家資格キャリアコンサルタント。得意な分野は20代の未経験転職。接客販売・営業・事務・ITエンジニア・施工管理など。
職務経歴書テンプレートの使い方
職務経歴書作成の5ステップ
- 氏名・連絡先などの基本情報を入力
- スキル・資格と、その経験年数を入力
- 期間・雇用形態・担当業務などの職歴を入力
- 職歴をもとに職務要約を書く（ChatGPTに下書きを頼むこともできる）
- 強みと経験をもとに自己PRを書く（ChatGPTに下書きを頼むこともできる）
① 基本情報：連絡先のメールアドレスは、返信が確実に届くものを入力します。入力したら、誤字がないか必ず確かめます。
② スキル・資格：応募する仕事に関係するものから先に入力します。経験年数は、実務で扱った期間を合計して入れます。
③ 職歴：担当した仕事、成果の順にまとめると伝わりやすくなります。長さはA4で2枚までが目安です。
④ 職務要約：職種・経験年数・強みを冒頭にまとめます。ボタンからChatGPTに下書きを頼めるので、事実と違うところは自分で直してください。
⑤ 自己PR：強みのメモを書けば、ボタンからChatGPTに文章を整えてもらえます。仕上げは自分の言葉で書きましょう。
よくある質問
Q総務の職務経歴書で一番見られるところはどこですか？＋
A担当した仕事の範囲と、自分で工夫して変えたことです。総務は会社によって任される範囲が大きく違うため、採用する側は「入社したらどこまで任せられるか」を見ています。仕事を種類ごとに分け、規模や期間の数字を添えて書きましょう。
Q雑用が多く、書ける実績がありません。＋
A大きな成果でなくても大丈夫です。備品の発注をまとめて手間を減らした、問い合わせの多い質問をまとめて社内に共有した、など小さな工夫も立派な実績です。何をどのくらい担当し、何を変えたかを書きましょう。
Q未経験でも総務の職務経歴書は作れますか？＋
A作れます。総務の経験がなくても、これまでの仕事で身につけたことのうち、総務に活かせるものを選んで書きましょう。テンプレートには記入例が入っているので、自分の経験に置き換えながら入力できます。
Q職務経歴書と履歴書は同時に作れますか？＋
Aどちらもこのサイトで無料で作れます。それぞれのテンプレートから作り始めてください。入力した内容は書類ごとにこの端末に保存されるので、途中でやめても続きから再開できます。
Q自己PRはどのくらいの長さがよいですか？＋
A200〜300字ほどが目安です。強み、それが分かる具体的な出来事、入社後にどう活かすか、の順でまとめると読みやすくなります。